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Como ingresar datos al sistema

Antes de cargar la información referida a las actividades de su establecimiento, deberá ingresar una serie de datos con los que el sistema irá conformando una base de datos, que será utilizada en la carga actividades como información predefinida.

Actualización de base de datos del sistema  

El sistema cuenta con una base de datos predeterminada de Insumos Agrícolas, Pecuarios, Categorías Ganaderas, Labores, a la cual deberá agregar los datos adecuados a su establecimiento y actividades.
Los puntos que podrá actualizar son los siguientes: 

§   Tablas e Índices
§  
UTAS
§  
Labores
§  
Registro de lluvias
§   Contactos

§  
Almacenes
§  
Granos/Sub-Productos
§  
Insumos Pecuarios
§  
Insumos Agrícolas
§  
Otros
§   Horas

§   Bienes
§  
Inmuebles
§  
Praderas (estas se cargan automáticamente al crear un lote pradera en agricultura)
§  
Maquinarias
§  
Mejoras
§  
Rodados
§  
Otros

Desde la barra de menú  seleccione la opción Tablas donde podrá modificar o agregar información a la base de datos.

1. UTA:

Para agregar UTAS, presione el botón carpeta
Ingrese caracterización para identificar la UTA. Ingrese los valores que correspondan para establecer el valor de la UTA pudiendo cargarse también una UTA manual.

Parámetros de Cálculo

§   Valor Tractor: Valor de mercado del tractor a utilizar.

§   Valor Arado: Valor de esta herramienta a utilizar.

§   Precio Gas Oil: Cotización del mercado.

§   Costo Mano de Obra: Costo por hora de la mano de obra.

§   Potencia Tractor:

§   Capacidad de Trabajo. 

En el cuadro Resultados del Cálculo, se presentan los costos de combustible, lubricantes, personal, mantenimiento y amortizaciones, basados en los parámetros antes establecidos. Al hacer un clic en el botón Ok. Se guardarán los datos ingresados.  

2. Labores:

Desde la barra de menús ingrese al menú Tablas y seleccione el item Labores. Esta ventana le permitirá cargar una lista predeterminada de labores con sus códigos y detalles, aquí también usted puede agregar, modificar labores siguiendo el mismo método de registro utilizado para cargar UTA. El programa trae una lista de labores en la que usted puede modificar los datos allí ingresados o bien cargar nuevas labores.

Estos datos son la base del sistema, ya que agilizará el trabajo de registro de las actividades permitiéndole seleccionarlos desde las distintas pantallas de carga de actividades.   

3. Contactos

Desde la barra de menús ingrese al menú Tablas y seleccione el item Contacto. Esta ventana le permitirá cargar una lista predeterminada de contactos con detalles, aquí también usted puede agregar, modificar datos de contactos . El programa trae a modo de ejemplo un contacto cargado que usted puede modificar los datos allí ingresados para su utilidad.

Estos datos son la base del sistema, ya que agilizará el trabajo de registro de las actividades permitiéndole seleccionarlos desde las distintas pantallas de carga de actividades.   

En almacenes se podrá agregar Granos, Insumos Agrícolas, Insumos Pecuarios u Otros artículos que constituyen el Stock de la Empresa Agropecuaria.

Estos datos deberán ser muy detallados para que su posterior identificación sea sencilla. En este tipo de datos, se recomienda pre-establecer criterios de carga, para unificar la forma en que se presentará la información. Cabe aclarar que cuando se realiza la carga de datos en almacén no se deben repetir nombres de los artículos (por ejemplo el artículo soja como insumo agrícola y soja grano, es necesario a algunos de los dos artículos describirlo en forma diferente por ejemplo semisoja a la soja que va a ser utilizada como semilla).

El programa trae un stock precargado que el usuario puede modificar o bien, puede cargar nuevos artículos.
El stock debe ser cargado al inicio y fin del ejercicio la primera vez que se trabaja en el programa, pero en los sucesivos ejercicios solo se debe cargar las existencias al final del ciclo productivo, puesto que al realizar el cierre de ejercicio el programa en forma automática  traslada dichas existencias al inicio del nuevo ejercicio.

Actualización de Bienes

Aquí podrá cargar todos los datos referidos a los bienes de uso y su afectación dentro de las actividades de la empresa,  para su valorización y cálculo de la cuota de amortización. Dentro de la definición de bienes de uso podemos considerar las siguientes categorías: inmuebles,  praderas, maquinarias,  mejoras, rodados, otros.

Cuando se crea un lote pradera en agricultura, el programa en forma automática traslada los datos de esa pradera a la parte de bienes calculando su cuota de amortización y estableciendo su valor residual.

Registrar Lotes del Establecimiento

Desde lotes es posible dar de alta, modificar o eliminar lotes agrícolas. Agrobit permite llevar información sobre la propiedad de los lotes: propios o arrendados, administrar sociedades o pooles de siembra, registrar insumos, labores, gastos, salidas de camiones y control de calidades comerciales.

Los tipos de lotes que se registran en Agrobit son::

Lote Agrícola: Son los cultivos que serán aprovechados o cosechados en el ejercicio. La producción de este tipo de lote modificará al final del ejercicio el saldo del Activo, es decir formarán parte del cálculo del Margen  Bruto de la Actividad Agrícola.

Lote Verdeos: Aquí hay que diferenciar los verdeos de  invierno con los de verano, estos últimos se aprovechan en el mismo ejercicio considerado, en cambio los de invierno pueden ser utilizados al principio del ejercicio, implantado en el ejercicio anterior y  el implantado durante el ejercicio sin aprovechamiento ganadero.

Lote Praderas: son los lotes con cultivos que perduran más allá de un ejercicio. Estos al final del ejercicio pasan a ser Bienes de Uso. Estos se amortizarán con el mismo criterio que cualquier otro Bien. (Estas no participan del Resultado por Producción como actividades agrícolas, aunque sí participarán las labores  efectuadas para la implantación de la pradera).

Lote Sementeras: Estos son cultivos se extienden de un ejercicio a otro. Se los denomina ‘Sementera de Inicio’ a aquellos lotes que se aprovechan durante el ejercicio corriente y ‘Sementera de Cierre’ son las que se cultivan durante el ejercicio en curso para ser aprovechados en el próximo ejercicio (Estas no participan del Resultado por Producción como actividades agrícolas durante el primer año de implantadas,  sí participarán en el segundo año).

Luego complete los demás campos y cuando finalice presione el botón Ok. para grabar. 

Si el lote va a ser destinado a Ganadería, en la pantalla de Lotes Agrícolas se encuentra el botón Afectación del Lote que le permitirá especificar a que actividades se va a afectar y en que porcentaje.

Estos serían los pasos a seguir, una vez completados los mismos, ya puede trabajar con Ganadería o alguna otra actividad.    

Cuando este registrando Gastos, por ejemplo en algunas de las Actividades definidas en el sistema, usted tendrá predefinidas también las cuentas contables a las cuales afectarán los movimientos, dichas cuentas ordenadas en generales y de cosecha forman parte de un plan contable diseñado para llevar los registros contables de la empresa agropecuaria.

Seleccionando el botón Rodeos en la pantalla principal podrá ingresar a los lotes ganaderos del establecimiento. 

Seleccione el botón carpeta  para agregar un nuevo lote. Seleccione el tipo de actividad (por ejemplo cría, invernada).

Escriba una breve descripción del lote ganadero en el campo Detalle.

Complete los demás campos y cuando finalice presione el botón Ok o enter para grabar.

Maquinaria

Se considera una actividad que presta servicios dentro de la empresa a las otras actividades. En esta actividad se registran automáticamente las labores realizadas y se pueden registrar las labores que se realizan en campos de terceros .

Los trabajos realizados son el ingreso de maquinaria y en consecuencia constituyen los gastos de labores de las otras actividades. Esta actividad genera sus propios gastos: combustibles, mantenimiento, personal, etc. 


Patrimoniales y Administración 

Dentro de este punto se mantienen las cuentas contables en cuanto al registro de los movimientos de las mismas. Las cuentas pueden ser: 

Resultados 

Este es un cálculo totalmente automático del sistema en donde el primer paso del proceso es la integración de las cuentas contables del balance y la recomposición de los saldos sobre la base de los movimientos que le han sido imputado a las cuentas hasta el día del proceso. En segundo lugar muestra una serie de resultados que se dieron en base a los datos recopilados a lo largo del ejercicio los que servirán para el análisis de la situación actual de la empresa y como punto de partida para determinar los pasos a seguir para mejorar dicha situación. 

Cálculo de los resultados patrimoniales del ejercicio, con administración de cuentas y subcuentas de activo y pasivo, retiros empresariales, cálculo de la variación patrimonial, resultado por tenencia, resultado financiero, resultado global, e indicadores de rentabilidad. Mantiene la continuidad de los ejercicios pasando en forma automática los valores de cierre al inicio del ejercicio siguiente. 


 

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