Sistemas de Registros
Concepto e importancia
A
través de la contabilidad se pretende recoger y ordenar los datos
que suministren una información más comprensible a los fines
previstos, utilizando instrumentos como son los sistemas de
registros. En contabilidad se entiende por registros a los lugares
donde se asientan los principales acontecimientos, financieros y
técnicos de un negocio.
Un
eficiente control de gestión en empresas agropecuarias, exige
información sobre distintos aspectos de las mismas, productos de
hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos
productivos y comerciales.
La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente pueden ser retenidos por la memoria,
esta
facultad humana sufre lo que se denomina en sicología como "ley del
olvido", que implica la pérdida de capacidad de retención de
información en función del transcurso del tiempo. es por ello que
a esta memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva que
son los sistemas de registros de forma que se almacenen datos que
serán de suma utilidad a las unidades decisoras.
Si
bien los sistemas de registros agropecuarios son valiosos en una
correcta gestión empresarial, en la mayoría de los casos se
observa que productores y técnicos no hacen uso de ellos.
Investigaciones al respecto nos permiten concluir sobre la
existencia de dos situaciones; aquellos que desconocen la existencia
de los sistemas de registros y aquellos otros que habiéndolo
conocido no lo usan porque no les han dado respuesta a sus
necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son
superiores a los beneficios otorgados por estos.
En la segunda situación entre los
principales argumentos se esgrime el de ser demasiados complejos,
incompletos, excesivos o repetitivos en información, mal
diseñados. A nuestro entender estas situaciones tiene su razón de
ser en la forma rígida y estructurada en que técnicos y
productores recibieron información o fueron capacitados sobre el
uso de sistemas de registros.
En
estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria
es un sistema dinámico en continua evolución, lo que lo hace
diferente no tan solo a otros sistemas sino también a si mismos;
los objetos que se persigue de brindar información comprensible y
útil destinada a mejorar las capacidades administrativas.
Debe
entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a
cada tipo de empresa; y la clase y amplitud de estos deberán
adaptarse a cada situación en particular considerando entre
otros aspectos: información que se requiere, organización de las
empresas, nivel de capacitación, grado de motivación y
colaboración que se tenga.
La
confección de un sistema de registros para el control debería
considerar entre otros puntos: